Beschreibung
Stellenbeschreibung
In dieser spannenden Position bist du die erste Anlaufstelle für Besucher, Gäste, Mitarbeitende, Lieferanten und Geschäftspartner. Du sorgst für einen professionellen, herzlichen und inklusiven Empfang und schaffst so positive Erlebnisse für alle Beteiligten.
Deine Aufgaben
- Professionelle und herzliche Begrüßung von Besuchern, Gästen und Geschäftspartnern.
- Proaktives Erkennen der Bedürfnisse und Bereitstellung von passender Unterstützung.
- Verwaltung der Besucherregistrierung, Badges und aller receptionsbezogenen Dokumentationen.
- Gewährleistung eines stets einwandfreien, ansprechenden und funktionalen Zustands der Rezeption und Gemeinschaftsbereiche.
- Selbständige Planung, Koordination und Durchführung von Büroveranstaltungen und Mitarbeitendenbindungsaktivitäten.
- Unterstützung bei Town Halls, Besuchen der Geschäftsleitung und Mitarbeitendenanlässen sowie Standortinitiativen.
- Koordination von Catering, Raumvorbereitung und Kommunikation mit externen Dienstleistern.
- Unterstützung und Koordination von administrativen Tätigkeiten sowie Anfragen an Facility- und Workplace-Services.
- Effiziente Nutzung von Microsoft 365 und kundenspezifischen Anwendungen; kontinuierliches Lernen und Aktualisieren relevanter Prozesse und Systeme.
- Aktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und eigenständige Umsetzung von Lösungen zur Steigerung der Hospitality und operativen Exzellenz.
Arbeitszeiten
Montag bis Donnerstag von 08:00 bis 16:30 Uhr und Freitag von 08:00 bis 12:00 Uhr.
Dein Profil
- Berufserfahrung in Hospitality, Hotelrezeption, Front Office, Kundenservice oder einer vergleichbaren Funktion.
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und gleichzeitiger Koordination mehrerer Aktivitäten.
- Ausgeprägte Hospitality-, Kunden-, Service- und Qualitätsorientierung mit Freude am Umgang mit Menschen.
- Sehr gute Kommunikations-, Organisations- und Planungsfähigkeiten mit einer vorausschauenden und lösungsorientierten Arbeitsweise.
- Professionelles Auftreten, positive Haltung, Integrität, Zuverlässigkeit, Empathie und Teamfähigkeit.
- Gute Deutschkenntnisse (sehr gut) und Englischkenntnisse (B2); weitere Sprachkenntnisse von Vorteil.
- Versiert im Umgang mit der Microsoft Office-Palette und Computer-Anwendungen.
In dieser Position hast du viel Handlungsspielraum und Eigenverantwortung und arbeitest in einem dynamischen Umfeld. Auch wenn wir Teil eines globalen Unternehmens sind, pflegen wir im kleinen Team eine ausgeprägte „Hands-on“-Mentalität.