Offre d'emploi FM Admin Support Coordinator / Réceptionist 40% (m/f/d) - sur site

Description

Présentation de l'entreprise

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA se spécialise dans le Facility Management et la gestion immobilière. Grâce à notre expertise et à notre savoir-faire, nous sommes l'un des prestataires multiservices leaders sur le marché suisse. Avec un effectif mondial de 40 000 collaborateurs, Apleona offre une vaste gamme de services dans le secteur immobilier.

Poste à pourvoir

Nous recherchons un(e) FM Admin Support Coordinator / Réceptionniste à 100% (m/f/d) pour un poste sur site.

Tâches principales

• Assurer la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00 en collaboration avec deux collègues.
• Fournir un support administratif au responsable de site et aux managers (services soft & hard, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle.
• Coordonner et suivre les demandes des clients avec l’équipe ainsi que les activités/projets (« work orders ») sur le campus.
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision, en respectant les délais et en mettant à jour les tableaux.
• Structurer l’archivage sur SharePoint pour l’ensemble des dossiers en lien avec les activités/services, notamment en cas d’audit.

Exigences

• Qualification professionnelle dans le domaine commercial ou formation similaire dans le secteur de l'accueil (ex. hôtellerie, vente).
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans un rôle de réception.
• Excellentes compétences en français, tant à l’oral qu'à l’écrit. La maîtrise de l’allemand et de l’anglais est un atout.
• Personne communicative, aimant le travail en équipe et faisant preuve d'initiative.
• Capacité à gérer efficacement différentes situations et priorités, orientée vers les objectifs.
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus.
• Bonne maîtrise de MS-Office et capacité à s'adapter rapidement aux systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP).
• Excellente perception client, bonnes manières et apparence soignée.
• Disponibilité pour travailler sur site.

Avantages

• Opportunités de développement personnel et professionnel.
• Salaire équitable et conforme au marché.
• Accompagnement individuel pour promouvoir tes compétences.
• Possibilité de proposer tes propres idées.
• Esprit d'équipe valorisé.
• Relations basées sur l’ouverture et la franchise.
• Culture du tutoiement respectueuse et bienveillante.