Description
Brève description
Nous recherchons un·e Réceptionniste / Assistant.e administratif.ve pour une commune du canton de Genève. Ce poste est proposé à 80% ou 100% et implique une gestion centrale des aspects administratifs et techniques du secrétariat communal. Vous serez en contact direct avec les citoyen·ne·s et aurez un emploi du temps varié et riche en responsabilités.
A propos du rôle
Vous serez rattaché·e à la responsable du secrétariat et travaillerez en étroite collaboration avec les services techniques et administratifs. Vos activités s'articuleront autour de trois grands axes :
Tâches principales
- Accueil et support administratif :
- Gérer l'accueil téléphonique et physique des habitant·e·s.
- Répondre aux demandes liées aux prestations communales (cartes d'identité, attestations de domicile, médailles de chiens, etc.).
- Tenir la caisse, vendre les documents usuels, gérer les stocks, les cartes journalières et les commandes diverses.
- Participer à la mise en place logistique d'événements internes.
- Administration et gestion de dossiers :
- Rédiger et suivre divers dossiers (logement, cimetière, mariages, gestion des clés, etc.).
- Gérer les locations de salles et leur planning via un outil numérique.
- Traiter le courrier, classer et archiver les documents via un système de gestion électronique des documents (GED).
- Participer aux actions de communication (envois de flyers, cartes de vœux, annonces diverses).
- Suivi technique et logistique :
- Planifier et suivre les travaux de maintenance des bâtiments communaux.
- Demander des devis, suivre les appels d'offres et s'assurer de leur bonne exécution.
- Suivre les relations avec les prestataires, mandataires, régies et entreprises.
- Gérer les contrats d'entretien, les échéances, les coûts et les aléas techniques.
Critères de sélection
Nous cherchons des candidatures qui présentent plusieurs des critères suivants :
- Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou équivalent.
- Expérience préalable dans une fonction similaire.
- Maîtrise des outils informatiques courants et aisance avec les outils numériques.
- Excellente communication en français, à l'oral comme à l'écrit.
- Autonomie, rigueur, sens du service public et capacité à garder son calme en période chargée.
- Aime un environnement de travail dynamique et varié.
Ce que nous offrons
- Un poste polyvalent, stimulant et utile à la communauté.
- Un environnement humain et structuré avec une ambiance bienveillante.
- Une entrée en fonction rapide (immédiate ou à convenir).
- Un taux d'activité flexible au choix entre 80% (tous les matins et deux après-midi de congé) ou 100%.
- Des possibilités de formation et d'évolution dans vos responsabilités.
Processus de recrutement
Ce processus est géré par Academic Work. Veuillez noter que toutes les questions concernant le poste doivent être adressées à eux. La sélection est continue et l'annonce peut être clôturée avant la fin du processus si les candidatures prioritaires sont identifiées.
Des tests sont intégrés au processus de sélection pour garantir l'égalité et la diversité. En rejoignant Academic Work, vous accédez à un réseau de consultants et bénéficiez des conseils d'une équipe dédiée pour accompagner votre carrière.