Die Helvetic Motion AG ist ein junges, dynamisches und unabhängiges Schweizer KMU, das sich auf individuelle Mobilität spezialisiert hat. Als Franchisepartner von Enterprise Mobility, dem weltweit grössten Autovermieter, betreiben wir die Marken Alamo Rent a Car, Enterprise Rent-A-Car und National Car Rental.
Unsere zusätzlichen Dienstleistungen umfassen: Speedparking (Valet Parking), Enterprise Minilease (Auto-Abonnements) und Enterprise GO (digitale, app-basierte Autovermietung).
Wir bieten flexible Mobilitätslösungen an 365 Tagen im Jahr – in der Schweiz und weltweit.
Unsere Unternehmenskultur ist offen, agil und transparent, mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungsprozessen. Wir leben Diversität und bieten ein inklusives Arbeitsumfeld.
HR & Executive Assistant (80%-100%)
Für die Unterstützung unserer Geschäftsleitung und unserer HR-Administration suchen wir eine erfahrene, selbständige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit fundierter HR-Erfahrung, hoher Zahlenaffinität und ausgeprägtem Organisationstalent. Eintritt nach Vereinbarung
In dieser vielseitigen Funktion übernimmst Du zentrale Aufgaben innerhalb der HR-Administration, vor allem für unsere franzsösisch sprechenden Standorte, und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsleitung bei administrativen, vertraglichen, rechtlichen und behördlichen Themen.
Deine Aufgaben
HR Administration
Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
Administratives Bewerbermanagement
Unterstützung insbesondere unserer französischsprachigen Mitarbeitenden
Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung
Management Support
Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
Spesen- und Kreditkartenadministration
Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
Gute Deutschkenntnisse, sehr gute ösisch- sowie gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
Was Dich erwartet
Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit zwei zentralen Schwerpunkten: Du übernimmst wichtige Aufgaben innerhalb unserer HR-Administration und arbeitest gleichzeitig direkt mit der Geschäftsleitung zusammen.
Die Position bietet einen breiten Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und viel Eigenverantwortung. Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur administriert, sondern mitdenkt, Zusammenhänge erkennt, präzise arbeitet, Prioritäten setzt und Themen selbständig vorantreibt.
Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee Frau HR & Payroll Specialist